Quản lý là gì? Chức năng và vai trò cơ bản của quản lý

Quản lý là hoạt động quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru của một tổ chức hay bộ máy. Chức năng quản lý được thực hiện thông qua những công cụ quản lý với những nội dung quản lý nhất định mang tính chuyên môn cao.

XEM THÊM: Dịch vụ sửa máy, thay lõi lọc nước Hoàn Kiếm, Hà Nội

Quản lý là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng và mục đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm điều hành, chỉ huy và điều khiển các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một thể thống nhất, tuân thủ quy luật và đạt được mục tiêu định trước.

Quản lý là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp hay cả Nhà nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm, chức năng và vai trò của quản lý.

Để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về quản lý, quản lý trong tổ chức là quá trình tạo ra và duy trì một môi trường làm việc tốt, hỗ trợ sự phát triển của nhân viên và đảm bảo hoạt động của tổ chức đạt được mục tiêu định trước.

Các chức năng chính của quản lý bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm soát và đưa ra quyết định. Với vai trò quan trọng như vậy, quản lý phải có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp để đưa ra các quyết định hiệu quả, giải quyết các vấn đề phát sinh và đưa tổ chức đến sự phát triển bền vững.

1. Quản lý là gì ?

Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực.

Trong đời sống xã hội, quản lí xuất hiện khi có hoạt động chung của con người. Quản lí điều khiển, chỉ đạo hoạt động chung của con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành hoạt động chung thống nhất của tập thể hướng tới mục tiêu đã định trước. Để thực hiện hoạt động quản lí cần phải có tổ chức và quyền uy. Tổ chức phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia hoạt động chung; quyền uy đem lại khả năng áp đặt ý chí của chủ thể quản lí đối với các đối tượng quản lí, bảo đảm sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức. Quyền uy là phương tiện quan trọng để chủ thể quản lí điều khiển, chỉ đạo cũng như bắt buộc các đối tượng quản lí thực hiện các yêu cầu, mệnh lệnh của mình.

Trong quản lý, chủ thể có thể là cá nhân hoặc tổ chức, đại diện cho quyền hạn và trách nhiệm liên kết để thực hiện hoạt động riêng của từng cá nhân hướng tới mục tiêu chung và đạt được kết quả nhất định trong quản lý.

Trật tự quản lý là khách thể của quản lý, được quy định bởi nhiều loại quy phạm xã hội khác nhau như quy phạm đạo đức, tôn giáo, pháp luật… tùy thuộc vào từng loại hình quản lý.

Chức năng quan trọng nhất trong vận hành thường xuyên được bảo đảm bởi bộ máy nhà nước, đảm bảo mọi hoạt động của xã hội và trên từng lĩnh vực đời sống xã hội diễn ra theo một hướng, đường lối nhất định được định ra bởi Nhà nước.

Quản lý nhà nước là hoạt động thực hiện quyền lực nhà nước do các cơ quan nhà nước thực hiện, nhằm xác lập một trật tự ổn định và phát triển xã hội theo những mục tiêu được tầng lớp cầm quyền theo đuổi.

Quản lý nhà nước bao gồm toàn bộ hoạt động của cả bộ máy nhà nước từ lập pháp, hành pháp đến tư pháp, được vận hành như một thực thể thống nhất. Nghĩa hẹp của quản lý nhà nước là hướng dẫn chấp pháp, điều hành, quản lí hành chính do cơ quan hành pháp thực hiện, đảm bảo bằng sức mạnh cưỡng chế của Nhà nước.

Quản lý là gì? Chức năng và vai trò cơ bản của quản lý

2. Đặc điểm của Quản lý

Quản lý là sự tác động có mục đích của các chủ thể quản lí đối với đối tượng quản lí. Ở đây chủ thể của quản lí là con người hay tổ chức của con người.Những cá nhân hay tổ chức của con người phải là những đại diện có quyền uy, có quyền hạn và trách nhiệm liên kết , phối hợp những hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân hướng tới mục tiêu chung nhằm đạt được kết quả nhất định trong quản lý.

Quản lý xuất hiện ở bất kì nơi nào, lúc nào nếu ở nơi đó và lúc đó có hoạt động chung của con người.Các Mác đã viết:

”Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng đều cần đến một sự chỉ đạo để điều hòa hòa những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung…

Một người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần có nhạc trưởng.”

Khi có sự hợp tác của nhiều người, thì việc quản lý là rất cần thiết, vì hoạt động chung của nhiều người đòi hỏi phải được liên kết dưới nhiều hình thức khác nhau.

Mục đích và nhiệm vụ của quản lý là điều khiển, chỉ đạo hoạt động chung của con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành một hoạt động chung thống nhất của cả một tập thể và hướng hoạt động chung đó theo những phương hướng thống nhất nhằm đạt được mục tiêu đã định trước.

Quản lý được thực hiện thông qua tổ chức và quyền uy. Tổ chức giúp phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ của những người tham gia hoạt động chung. Quyền uy là phương tiện quan trọng để chủ thể quản lý điều khiển chỉ đạo cũng như bắt buộc các đối tượng quản lý thực hiện các yêu cầu, mệnh lệnh của mình. Quyền uy được hình thành dựa trên uy tín, khả năng chuyên môn và các quan hệ xã hội khác.

Khách thể của quản lý là trật tự quản lý, được quy định bởi nhiều loại quy phạm khác nhau như quy phạm đạo đức, chính trị, tôn giáo. Để duy trì trật tự quản lý, có rất nhiều phương tiện khác nhau như tín điều của tôn giáo, lương tâm, pháp luật, dư luận xã hội.

3. Nhà quản lý là gì?

Nhà quản lý là danh từ chung để chỉ tất cả những người thực hiện chức năng quản lý trong một tổ chức nhất định (tổ chức đó có thể là một tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh).

Nhà quản lý là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.

4. Chức năng của nhà quản lý

Chức năng của nhà quản lý bao gồm:

Hoạch định

Hoạch định là việc xác lập mục tiêu và phương thức đạt tới mục tiêu. Xác lập mục tiêu không những giúp cho mỗi người trong tổ chức biết rõ điểm đến mà còn để phân bổ nguồn lực một cách hợp lý trên toàn bộ tiến trình. Mỗi cấp độ đều có mục tiêu gọi là Hệ thống mục tiêu của tổ chức.

Xác lập mục tiêu và phương hướng đạt mục tiêu là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý. Càng lên cấp cao thì xác lập mục tiêu càng quan trọng vì vậy thời gian dành cho công việc đó càng nhiều. Càng xuống cấp dưới thì việc tổ chức thực hiện càng quan trọng vì mục tiêu có làm được hay không là phụ thuộc vào các việc nhỏ hàng ngày.

Tổ chức thực hiện

Tổ chức thực hiện là chức năng thứ hai của Người quản lý. Với một công ty đã rõ ràng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc mỗi vị trí thì nhiệm vụ chính của người quản lý đó là: Giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh.

Giao việc kết hợp đào tạo áp dụng trong trường hợp nhân viên còn đà phát triển, có nghĩa là còn khả năng học hỏi. Người quản lý giao việc ở cấp độ khó hơn trình độ hiện có của nhân viên, đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực mới thực hiện được. Ở cấp độ này quản lý sẽ phải sát sao hơn nhằm điều chỉnh để nhân viên làm đúng.

Trao quyền là việc người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể của người quản lý để giao cho người nhân viên.

Về nguyên tắc người quản lý nhìn càng xa các công việc trong tương lai thì càng dễ giao việc mà không gây áp lực tiến độ quá nhiều cho nhân viên.

Lãnh đạo

Lãnh đạo là việc nhà quản lý tác động lên các bộ phận, cá nhân trong tổ chức, hướng họ đến việc thực hiện và hoàn thành mục tiêu kế hoạch đã đề ra.

Kiểm tra

Kiểm tra là việc nhà quản lý đo lường thực tế công việc mà các cá nhân, bộ phận đã thực hiện, từ đó phát hiện những vấn đề đồng thời đưa ra phương hướng giải quyết kịp thời nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra.

XEM THÊM: Sửa chữa, thay lõi lọc nước Quận Ba Đình Uy Tín, Chất Lượng

5. Vai trò của nhà quản lý

Nhà quản lí đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết định hiệu quả và sự phát triển bền vững của tập thể. Với chức trách của mình, người quản lí đảm đương nhiều vai trò khác nhau. Có thể tổng hợp các vai trò cơ bản chung nhất mà tất cả những người làm quản lí đều phải thực hiện:

– Vai trò giao tiếp, quan hệ:

+ Đối với bên ngoài là đại diện cho tập thể mà người đó quản lý.

+ Đối với bên trong là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mục tiêu chung.

– Vai trò thông tin:

+ Thu thập thông tin từ cấp dưới.

+ Phổ biến thông tin từ cấp trên.

+ Cung cấp thông tin cho bên ngoài.

– Vai trò quyết định:

+ Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản lý.

+ Nhà quản lý là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình.

Để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của cấp trên giao cho, một nhà quản lý cần thực hiện các vai trò cụ thể sau:

Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc chung:

Nhà quản lý phải hợp tác với nhóm cộng sự của mình, với cấp quản lý cao hơn và với toàn thể nhân viên trong công ty. Về nguyên tắc, một nhà quản lý tốt phải đặt lợi ích của tập thể trong tính toàn thể. Vai trò của nhà quản lý vì thế chủ yếu là việc tìm thấy một sự cân bằng giữa nhu cầu của đơn vị, yêu cầu của cấp quản lý cao hơn và nhu cầu của nhân viên.